La GIZ recrute pour un poste de Office Manager (Voici l’annonce)

Avis de Vacance de Poste

N° AVP 41/2023 INTERNE – EXTERNE
Titre du poste : Office Manager (Bande 2A)
Diplôme exigé : Licence (BAC+3) en Administration des affaires, secrétariat de direction, Gestion d’entreprise, Communication des entreprises ou tout autre diplôme similaire

Dépôt des candidatures

Le dossier nommé par le nom du•de la candidat.e à envoyer avec objet du mail : AVP N°41-2023 au plus tard le 24 Septembre 2023 à l’adresse mail : [email protected]

Dossier de candidatures

• Une lettre de motivation (strictement une page), à adresser à Madame la Responsable du Département RH, portant la signature du/de la candidat.e
• Un curriculum vitae actualisé et signé avec trois (03) références, portant une photo (strictement trois pages maximum), le tout à envoyer en un seul fichier PDF

Arrière-plan

La GIZ, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.

Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme des Systèmes Agroalimentaires intelligents face au Climat (ProSAC), la coopération allemande cherche Un.e Office Manager.
Le•la titulaire du poste sera responsable du bon déroulement des activités quotidiennes. Il•elle répondra aux demandes écrites, répondra aux questions sortant du cadre de la routine, rédigera des rapports, courriers et effectuera des traductions si besoin.

Responsabilités

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

▪ Gestion correcte du planning du Chef de Programme ;
▪ Bon flux de communication, notamment avec les partenaires, le bureau et les autres programmes ;
▪ Classement de documents dans des classeurs ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.

1. Secrétariat

Le/la titulaire du poste

▪ Organise et coordonne le planning du Chef de Programme ;
▪ Établit et organise les supports d’information pour le Chef de Programme ;
▪ Gère les correspondances (courriers physiques, messages électroniques, invitations), organise le traitement selon les priorités, élabore et assure la qualité rédactionnelle des propositions de réponses, et coordonne le dispatching.

2. Coordination et gestion de bureau

Le/la titulaire du poste

▪ Coordonne les missions en visite au programme.
▪ Appuie dans l’organisation des réunions et la coordination du Groupe des Partenaires Techniques et Financier du Secteur Agricole

3. Administration

Le/la titulaire du poste

▪ Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers, traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances
▪ Classe quotidiennement le courrier entrant et sortant

4. Autres attributions

Le/la titulaire du poste

▪ Accueille les visiteurs•euses avec courtoisie ;
▪ Effectue les travaux de traduction et d’interprétation nécessaires (Français-Anglais-Allemand) ; Le profil succinct n’a pas vocation à l’exhaustivité.
Le•la titulaire du poste se déclare disposé•e à assumer, dans des proportions raisonnables, des activités qui ne relèvent pas des tâches découlant de la description de la fonction

Qualifications, compétences et expérience requises

B. Compétences et expérience requises Expérience professionnelle et compétences

▪ Au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
Autres connaissances/compétences

▪ Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciel correspondants, téléphone, courrier électronique, internet Ms Office)
▪ Traitement confidentiel des données et informations
▪ Très bonne connaissance de l’anglais (B2) ; la maitrise de l’allemand serait un atout.
▪ Maitrise parfaite de la communication orale et de l’expression écrite en Français (Orthographe et les règles typographiques)

Durée du contrat et lieu d’affectation

− Durée du contrat : Contrat de Projet avec début de contrat dans les plus brefs délais
− Lieu d’affectation : Lomé

Ligne directrice sur la soumission :

La GIZ est signataire de la Charte de la diversité. La reconnaissance, l’appréciation et l’intégration de la diversité dans l’entreprise sont importantes pour nous. Tous les collaborateurs.trice.s doivent être apprécié.e.s, indépendamment de leur sexe ou de leur identité sexuelle, de leur nationalité, origine ethnique ou sociale, de leur religion ou de leurs convictions, de leur handicap ou leur âge.
La GIZ souhaite augmenter la proportion d’employé.e.s handicapé•e•s, tant en Allemagne qu’à l’étranger. Les candidatures de personnes handicapées sont les bienvenues.
Seul.e.s les candidatures présélectionnées seront contactées.